Nowa ustawa o wliczaniu umów cywilnoprawnych do stażu pracy – co oznacza to dla pracowników i pracodawców w 2026 roku?

Zmiany w przepisach dotyczących stażu pracy, które zaczęły obowiązywać od stycznia 2026 roku, to bezprecedensowy ruch legislacyjny w obszarze polskiego prawa pracy. Przez lata doświadczenie zdobywane na umowach cywilnoprawnych – zleceniach czy umowach agencyjnych – było dla wielu osób jedynie „dodatkiem” do CV, które nie przekładało się na realne uprawnienia pracownicze. Od 1 stycznia 2026 roku to zaczyna się zmieniać. Zarówno umowy cywilnoprawne, jak i okresy prowadzenia działalności gospodarczej mogą być zaliczane do stażu pracy, a to ma szerokie konsekwencje dla pracowników i pracodawców.

Ustawodawca uznał, że dotychczasowy model naliczania stażu pracy – oparty prawie wyłącznie na umowach o pracę – nie odzwierciedla rzeczywistości rynku pracy. Wielu pracowników przez lata wykonywało pracę zawodową podstawowo na podstawie umów cywilnoprawnych lub prowadząc własną działalność gospodarczą, a mimo to ich doświadczenie nie przekładało się na wymiar urlopu, dodatki stażowe czy inne świadczenia pracownicze. Nowe przepisy mają te niesprawiedliwości wyeliminować.

Najważniejsza zmiana polega na tym, że do stażu pracy wliczane są nie tylko okresy zatrudnienia na umowie o pracę, ale także okresy wykonywania pracy na umowach cywilnoprawnych oraz prowadzenia działalności gospodarczej, pod warunkiem, że zostaną odpowiednio udokumentowane. Rozszerzenie katalogu okresów wliczanych do stażu może skutkować znaczącym wydłużeniem stażu pracy wielu osób, które dotychczas były „karane” krótszym stażem pomimo wieloletniej aktywności zawodowej.

-------------------------------------------

Przeczytaj także: Jak jawność wynagrodzeń może wpłynąć na rynek i sytuację firm?

-------------------------------------------

Zmiany w sektorze publicznym i prywatnym

Nowe przepisy zaczęły obowiązywać najpierw w sektorze publicznym – od 1 stycznia 2026 roku. Oznacza to, że pracownicy jednostek administracyjnych, instytucji publicznych i innych podmiotów finansowanych ze środków publicznych już dziś mają prawo do uwzględnienia okresów umów cywilnoprawnych w stażu pracy. Dla sektora prywatnego przewidziano inny termin – obowiązek wliczania takich okresów zacznie obowiązywać od 1 maja 2026 roku.

Rozdzielenie terminów implementacji wynika z odrębnych procesów legislacyjnych i praktycznych możliwości dostosowania kadr w różnego rodzaju organizacjach. Dla pracowników oznacza to, że w pierwszym kwartale 2026 roku zmiany realnie dotykają przede wszystkim sektora publicznego, ale już od maja będą powszechnie stosowane w firmach prywatnych.

Dlaczego te zmiany są ważne?

Dotychczasowy system premiował jedynie formalną podstawę zatrudnienia – umowę o pracę – jako podstawę naliczania stażu. Nawet jeśli pracownik przez wiele lat wykonywał pracę w charakterze zleceniobiorcy czy agenta, to te lata zwykle nie wpływały na jego prawo do urlopu wypoczynkowego czy dodatków stażowych po zatrudnieniu na etacie. W praktyce oznaczało to niższe świadczenia niż faktyczny przebieg kariery zawodowej wskazywałby na uzasadnione.

Nowa ustawa przywraca sprawiedliwość, uznając, że doświadczenie zdobywane w różnych formach współpracy zawodowej ma znaczenie dla uprawnień pracowniczych. To ważne szczególnie dla pracowników, którzy przez lata budowali kompetencje na kontraktach cywilnoprawnych lub prowadząc z powodzeniem własne działalności gospodarcze. Dzięki temu mogą teraz realnie wykazać długość swojej kariery i otrzymać świadczenia adekwatne do rzeczywistego stażu.

Jakie okresy będą wliczane do stażu pracy?

Ustawa wskazuje konkretne kategorie okresów, które mają być uwzględniane przy obliczaniu stażu pracy. Do stażu będą zaliczane między innymi:

okresy wykonywania pracy na podstawie umów zlecenia,
okresy pracy na podstawie umów agencyjnych,
okresy prowadzenia działalności gospodarczej,
udokumentowana praca wykonywana za granicą, jeżeli pod względem charakteru odpowiadałaby pracy na umowie cywilnoprawnej lub samozatrudnieniu,
okresy zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem,
okresy współpracy z inną osobą prowadzącą działalność gospodarczą, które faktycznie odpowiadały wykonywaniu pracy.

Nowe rozwiązania są szerokie i obejmują także sytuacje często pomijane dotychczas przez pracodawców i systemy kadrowe. Ustawodawca w ten sposób stara się odzwierciedlić rzeczywisty przebieg aktywności zawodowej pracownika, niezależnie od formalnej formy zatrudnienia.

Co nie będzie wliczane?

Ustawa nie przewiduje automatycznego wliczania wszystkich możliwych form zatrudnienia. Do stażu nie będą wliczane okresy:

pracy na podstawie umów o dzieło, ponieważ tego typu umowy mają na celu wykonanie konkretnego rezultatu, a nie stałą współpracę,
krótkotrwałych, incydentalnych umów cywilnoprawnych, które nie miały charakteru ciągłego zatrudnienia,
okresów, które nie są odpowiednio udokumentowane,
okresów współpracy, które nie dotyczą pracy na rzecz tego samego pracodawcy lub podmiotu, z którym później łączony jest stosunek pracy,
działalności, które formalnie i faktycznie nie spełniają warunków określonych w ustawie.

Podkreślenia wymaga fakt, że kluczowym kryterium jest udokumentowanie okresów aktywności zawodowej. To od tego zależy możliwość ich zaliczenia do stażu.

Jak udokumentować okresy pracy?

Nowe przepisy zakładają, że to pracownik musi udowodnić istnienie i czas trwania okresów aktywności zawodowej, które chce zaliczyć do stażu pracy. Formalne mechanizmy nie działają „z automatu” – bez odpowiednich dokumentów nic się samo nie zliczy.

Podstawowym źródłem potwierdzenia będą zaświadczenia wydawane przez ZUS. Organ ten może wydać dokumenty potwierdzające okresy działalności lub wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych. Procedura jest możliwa do przeprowadzenia online za pomocą platformy PUE ZUS, co znacząco ułatwia zebranie dokumentów.

Jeśli jednak ZUS nie jest w stanie wydać wymaganych zaświadczeń, pracownik może przedłożyć inne dowody, takie jak:

kopie umów cywilnoprawnych,
potwierdzenia realizacji pracy (np. e-maile, raporty, listy obecności),
faktury lub inne dokumenty księgowe,
oświadczenia kontrahentów lub klientów.

Ważne jest to, aby dokumentacja była kompletna i wyraźnie wskazywała okres wykonywania pracy lub prowadzenia działalności. Bez solidnych dowodów pracodawca nie będzie miał podstawy do uwzględnienia tych okresów w stażu pracy.

Terminy na zgłoszenie okresów pracy

Ustawa przewiduje konkretne terminy, w których pracownik musi przedłożyć dokumenty potwierdzające dodatkowe okresy aktywności zawodowej. Dla pracowników sektora publicznego termin ten wynosi 24 miesiące od 1 stycznia 2026 roku, a dla pracowników sektorów prywatnych – 24 miesiące od 1 maja 2026 roku.

Oznacza to, że osoby zatrudnione u pracodawców prywatnych będą mieć czas do maja 2028 roku na zebranie i przedłożenie dokumentów. Termin ten nie jest jedynie formalnością – to ostateczna granica, po której pracodawca może odmówić uwzględnienia okresów, jeśli nie zostaną one udokumentowane.

Zmiana pracy a nowe przepisy

Nowe przepisy obowiązują również w kontekście zmiany pracy. Jeśli proces rekrutacyjny rozpoczął się po wejściu ustawy w życie – czyli po 1 stycznia 2026 w sektorze publicznym lub po 1 maja 2026 w sektorze prywatnym – to kandydat ma prawo przedstawić nowemu pracodawcy wszystkie okresy aktywności zawodowej, które chce uwzględnić w stażu pracy.

Oznacza to, że dokumenty potwierdzające wcześniejsze umowy cywilnoprawne, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę za granicą będą brane pod uwagę także w nowych rekrutacjach. To potężna zmiana w podejściu do oceny kandydatów – doświadczenie zdobyte na „śmieciówkach” przestaje być marginalizowane.

-------------------------------------------

Przeczytaj także: Czy brak widełek w ogłoszeniu będzie nielegalny? Nowości w Kodeksie Pracy

-------------------------------------------

Podsumowanie korzyści i wyzwań

Nowa ustawa to przede wszystkim korzyść dla pracowników, którzy przez lata pracowali w różnych formach współpracy. Teraz ich doświadczenie ma realną wartość przy ustalaniu uprawnień pracowniczych. Dłuższy staż to nie tylko większy wymiar urlopu, ale również wyższe dodatki stażowe, lepsze warunki emerytalne i silniejsza pozycja negocjacyjna wobec pracodawcy.

Z drugiej strony, kluczowe znaczenie ma dokumentacja. Bez niej nawet najlepsze przepisy pozostaną martwą literą. Dlatego tak ważne jest szybkie zebranie i uporządkowanie dokumentów potwierdzających wcześniejsze okresy aktywności zawodowej.

Dla pracodawców nowe regulacje oznaczają konieczność dostosowania procesów kadrowych, przeszkolenia zespołów HR oraz przygotowania systemów do weryfikacji i uwzględniania dodatkowych okresów pracy. To wyzwanie organizacyjne, ale też krok w stronę bardziej sprawiedliwego i realistycznego podejścia do stażu pracy.

W świetle zmian warto przypomnieć – każdy pracownik ma prawo do rzetelnego naliczania stażu pracy, który odzwierciedla jego rzeczywiste doświadczenie zawodowe. Odpowiednie przygotowanie dokumentów i terminowe ich przedłożenie to dziś inwestycja, która może przynieść realne korzyści w postaci pełniejszych uprawnień pracowniczych. Na wysokości zadania stają nie tylko pracownicy, ale również działy HR oraz specjaliści rekrutacji, którzy będą analizować i weryfikować prawdziwy przebieg kariery kandydatów.

SOLID.Jobs będzie bacznie obserwować wdrażanie nowych przepisów i ich praktyczne skutki na rynku pracy, aby wspierać zarówno pracowników, jak i pracodawców w efektywnym wykorzystaniu zmian.