Dla kandydatów oznacza to łatwiejszy dostęp do informacji potrzebnych przed podjęciem decyzji o udziale w rekrutacji. Działy HR muszą natomiast uporządkować widełki płacowe, kryteria podwyżek, nazwy stanowisk oraz sposób komunikowania wynagrodzenia. Samo dopisanie stawki do ogłoszenia nie wystarczy, szczególnie że kolejne obowiązki obejmą również raportowanie luki płacowej i udostępnianie pracownikom danych o poziomach wynagrodzeń.
Stan prawny opisany w artykule jest aktualny na 6 sierpnia 2026 roku. Trzeba przy tym rozróżnić dwie grupy regulacji: przepisy, które już obowiązują w Polsce, oraz szerszy projekt wdrażający dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970, nad którym nadal pracuje polski ustawodawca.
01Jawność wynagrodzeń w Polsce - co obowiązuje w 2026 roku?
Pierwszy etap zmian został wprowadzony ustawą z 4 czerwca 2025 roku o zmianie Kodeksu pracy, opublikowaną 23 czerwca 2025 roku w Dzienniku Ustaw pod pozycją 807. Przepisy weszły w życie 24 grudnia 2025 roku, dlatego pracodawcy prowadzący rekrutacje w 2026 roku muszą już ich przestrzegać.
Nowe regulacje przyznały osobie ubiegającej się o zatrudnienie prawo do otrzymania informacji o:
- początkowym wynagrodzeniu albo jego przedziale,
- zasadach określających wysokość wynagrodzenia, jeżeli wynikają one z przepisów, układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania,
- odpowiednim układzie zbiorowym pracy, jeżeli ma zastosowanie do danego stanowiska.
Wynagrodzenie może zostać przedstawione jako konkretna kwota lub przedział. Przedział powinien być jednak ustalony na podstawie obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriów. Nie powinien być fikcyjnie szeroki ani pozostawiać rekruterowi pełnej swobody w zależności od tego, kto zgłosi się do firmy.
Ważne jest również to, że polskie przepisy nie nakazują w każdym przypadku publikowania widełek bezpośrednio w treści internetowego ogłoszenia. Informację należy przekazać kandydatowi z odpowiednim wyprzedzeniem, aby mógł się z nią zapoznać i prowadzić świadome negocjacje. Może się to odbyć:
- w ogłoszeniu o naborze,
- przed rozmową kwalifikacyjną, jeżeli wynagrodzenie nie zostało podane w ogłoszeniu,
- przed nawiązaniem stosunku pracy, gdy nie opublikowano ogłoszenia ani nie przeprowadzono rozmowy.
Dla pracodawców najbezpieczniejszym i najbardziej czytelnym rozwiązaniem pozostaje podawanie stawki już w ofercie. Kandydat od początku wie wtedy, czy warunki mieszczą się w jego oczekiwaniach, a firma ogranicza liczbę rozmów kończących się z powodu rozbieżności finansowych.
02Czy pracodawca może zapytać o poprzednie wynagrodzenie?
Pracodawca nie powinien żądać od kandydata informacji o wynagrodzeniu otrzymywanym u obecnego lub poprzedniego pracodawcy. Rekrutacja powinna koncentrować się na wartości danego stanowiska, wymaganych kompetencjach, doświadczeniu oraz zakresie odpowiedzialności, a nie na historii płacowej konkretnej osoby.
Ma to duże znaczenie dla równości wynagrodzeń. Ustalanie nowej pensji na podstawie poprzednich zarobków może utrwalać wcześniejsze nierówności. Osoba, która przez kilka lat otrzymywała zaniżone wynagrodzenie, mogłaby nadal dostawać niższą ofertę mimo posiadania takich samych kwalifikacji jak pozostali kandydaci.
Rekruter może natomiast zapytać o oczekiwania finansowe. To inna informacja niż wysokość dotychczasowych zarobków. Pytanie powinno jednak paść po przedstawieniu budżetu lub przedziału przewidzianego dla stanowiska, dzięki czemu obie strony prowadzą rozmowę na podstawie tych samych danych.
03Neutralne płciowo ogłoszenia i nazwy stanowisk
Od 24 grudnia 2025 roku pracodawca musi również zadbać o to, aby ogłoszenia o naborze oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci. Cały proces rekrutacyjny powinien przebiegać w sposób niedyskryminujący.
Nie chodzi wyłącznie o mechaniczną zamianę nazw stanowisk. Znaczenie ma cała treść oferty, w tym opis wymagań, przedstawienie środowiska pracy, używane zwroty oraz sposób komunikacji z kandydatami. Ogłoszenie nie może sugerować, że firma szuka osoby określonej płci, chyba że szczególny charakter pracy pozwala na zastosowanie wyjątku przewidzianego w prawie.
Dział HR powinien przejrzeć szablony ofert i formularze rekrutacyjne. W wielu organizacjach te same wzory są wykorzystywane przez kilka lat, dlatego mogą zawierać sformułowania, które nie odpowiadają nowym wymaganiom. Warto również sprawdzić automatyczne wiadomości wysyłane przez system ATS oraz treść zakładki kariery.
Dyrektywa o przejrzystości wynagrodzeń - termin wdrożenia
Znacznie szerszy zakres zmian wynika z dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z 10 maja 2023 roku. Państwa członkowskie miały wprowadzić przepisy potrzebne do jej wykonania do 7 czerwca 2026 roku.
Na 6 sierpnia 2026 roku pełne wdrożenie dyrektywy w Polsce nie zostało jeszcze zakończone. Rządowy projekt UC127 pozostaje projektem ustawy, a jego przyjęcie przez Radę Ministrów zaplanowano na czwarty kwartał 2026 roku. Oznacza to opóźnienie względem unijnego terminu implementacji.
Pracodawcy nie powinni jednak odkładać przygotowań do chwili uchwalenia przepisów. Główne kierunki regulacji są znane z treści dyrektywy oraz założeń polskiego projektu. Wdrożenie nowych procedur będzie wymagało zebrania danych, oceny stanowisk, opisania kryteriów wynagradzania i często przebudowy całej siatki płac.
04Jakie obowiązki przewiduje unijna dyrektywa?
Dyrektywa obejmuje rekrutację, zatrudnienie, dostęp pracowników do informacji, raportowanie oraz dochodzenie roszczeń. Jej głównym celem jest skuteczniejsze egzekwowanie zasady równego wynagrodzenia kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.
Prawo pracownika do informacji o wynagrodzeniu
Pracownik ma otrzymać prawo do wystąpienia o informacje dotyczące:
- własnego poziomu wynagrodzenia,
- średnich poziomów wynagrodzenia kobiet i mężczyzn,
- kategorii osób wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.
Dane nie mają oznaczać dostępu do imiennych zarobków koleżanek i kolegów. Chodzi o informacje zbiorcze, które pozwolą sprawdzić, czy w porównywalnej grupie występują różnice wymagające wyjaśnienia.
Pracodawca będzie musiał również co najmniej raz w roku poinformować zatrudnionych o prawie do uzyskania takich danych oraz o procedurze składania wniosku. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że nowe uprawnienia mogą zwiększyć liczbę pytań i skarg dotyczących dyskryminacji płacowej.
05Dostęp do kryteriów ustalania pensji i podwyżek
Pracownicy powinni mieć łatwy dostęp do kryteriów wykorzystywanych przy ustalaniu wynagrodzenia, poziomów płac oraz ich progresji. Kryteria muszą być obiektywne i neutralne pod względem płci.
Firma powinna więc potrafić odpowiedzieć na pytania:
- Co decyduje o przypisaniu pracownika do określonego poziomu stanowiska?
- Jakie warunki trzeba spełnić, aby otrzymać podwyżkę?
- Jak oceniane są doświadczenie, odpowiedzialność i umiejętności?
- Kto podejmuje decyzję o zmianie wynagrodzenia?
- Czy podobne zasady obowiązują wszystkie osoby wykonujące porównywalną pracę?
Ogólne stwierdzenie, że pensja zależy od wyników i zaangażowania, może być niewystarczające. Kryteria powinny być możliwe do wyjaśnienia, udokumentowania i stosowane w podobny sposób wobec wszystkich pracowników.
06Struktury płac oparte na wartości pracy
Pracodawcy będą musieli posiadać struktury wynagrodzeń pozwalające porównać osoby wykonujące taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Przy ocenie wartości pracy należy brać pod uwagę między innymi umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność i warunki pracy. Odpowiednie znaczenie mogą mieć również inne czynniki charakterystyczne dla konkretnej organizacji.
To ważna zmiana dla firm, w których pensje powstawały głównie w wyniku indywidualnych negocjacji. Dwie osoby mogą mieć różne nazwy stanowisk, ale wykonywać pracę o zbliżonej wartości. Możliwa jest też sytuacja odwrotna, gdy pracownicy mają takie same tytuły, lecz ich odpowiedzialność i zakres zadań znacznie się różnią.
Wartościowanie stanowisk pomoże uporządkować te rozbieżności. HR powinien współpracować przy tym z menedżerami, ponieważ same opisy stanowisk mogą nie odzwierciedlać codziennych obowiązków zespołu.
07Raportowanie luki płacowej - kogo obejmie?
Obowiązki raportowe mają dotyczyć pracodawców zatrudniających co najmniej 100 osób. Zakres raportu obejmie między innymi:
- różnicę w średnich wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn,
- medianę luki płacowej,
- różnice w składnikach zmiennych i dodatkowych,
- udział kobiet i mężczyzn otrzymujących takie składniki,
- udział kobiet i mężczyzn w poszczególnych kwartylach wynagrodzeń,
- różnice płacowe w konkretnych kategoriach pracowników.
Częstotliwość raportowania będzie zależała od wielkości organizacji. Dyrektywa przewiduje następujący harmonogram:
- co najmniej 250 pracowników - raportowanie co roku, począwszy od 7 czerwca 2027 roku,
- od 150 do 249 pracowników - raportowanie co trzy lata, począwszy od 7 czerwca 2027 roku,
- od 100 do 149 pracowników - raportowanie co trzy lata, począwszy od 7 czerwca 2031 roku.
Państwa członkowskie mogą nałożyć obowiązek raportowania również na mniejsze firmy. Ostateczny zakres w Polsce będzie zależał od uchwalonej ustawy.
08Kiedy konieczna będzie wspólna ocena wynagrodzeń?
Samo wystąpienie różnicy płacowej nie oznacza automatycznie dyskryminacji. Różnice mogą wynikać na przykład z doświadczenia, wyników, odpowiedzialności, stażu lub warunków wykonywania pracy. Pracodawca musi jednak umieć wykazać, że zastosowane czynniki są obiektywne i neutralne pod względem płci.
Wspólna ocena wynagrodzeń będzie wymagana, gdy jednocześnie:
- raport wykaże co najmniej 5-procentową różnicę średniego poziomu wynagrodzenia kobiet i mężczyzn w określonej kategorii pracowników,
- pracodawca nie uzasadni tej różnicy obiektywnymi i neutralnymi kryteriami,
- różnica nie zostanie usunięta w ciągu sześciu miesięcy od przekazania raportu.
Ocena ma być przeprowadzana wspólnie z przedstawicielami pracowników. Jej celem będzie sprawdzenie struktury płac, ustalenie przyczyn rozbieżności oraz przygotowanie działań naprawczych.
09Co grozi pracodawcy za naruszenie przepisów?
Dyrektywa wymaga wprowadzenia skutecznych i odstraszających sankcji, lecz ich szczegółowa wysokość będzie wynikała z polskiej ustawy. Znane są natomiast najważniejsze zasady odpowiedzialności.
Osoba, która poniosła szkodę wskutek naruszenia prawa do równego wynagrodzenia, powinna mieć możliwość dochodzenia pełnego odszkodowania. Rekompensata może obejmować utracone wynagrodzenie, premie, świadczenia rzeczowe, odsetki oraz zadośćuczynienie za szkodę niemajątkową.
Duże znaczenie będzie miało również przeniesienie ciężaru dowodu. Gdy pracodawca nie wykona obowiązków związanych z przejrzystością wynagrodzeń, to on może zostać zobowiązany do wykazania, że nie doszło do dyskryminacji. Brak dokumentacji, niespójne widełki i uznaniowe decyzje płacowe zwiększą więc ryzyko sporu.
10Jak HR może przygotować firmę na jawność wynagrodzeń?
Przygotowanie powinno rozpocząć się od przeglądu aktualnych danych płacowych. Warto sprawdzić wynagrodzenie zasadnicze, premie, prowizje, dodatki, benefity oraz pozostałe składniki otrzymywane przez porównywalne grupy pracowników.
Następny etap to uporządkowanie stanowisk. Każde stanowisko powinno mieć aktualny opis obowiązków, wymaganych kompetencji, odpowiedzialności oraz warunków pracy. Na tej podstawie można stworzyć poziomy stanowisk i przypisać do nich realistyczne widełki.
Działy HR powinny również:
- ustalić procedurę przekazywania kandydatom informacji o wynagrodzeniu,
- zaktualizować szablony ogłoszeń,
- usunąć pytania o historię płacową,
- przygotować neutralne płciowo nazwy stanowisk,
- opisać kryteria podwyżek i awansów,
- przeszkolić rekruterów oraz menedżerów,
- sprawdzić, czy system kadrowy pozwala przygotować wymagane raporty,
- przeprowadzić wewnętrzną analizę luki płacowej,
- zaplanować sposób obsługi wniosków pracowników o udostępnienie danych.
Szczególnej uwagi wymagają szerokie widełki, wyjątki przyznawane bez pisemnego uzasadnienia oraz wynagrodzenia ustalane wyłącznie na podstawie umiejętności negocjacyjnych. Każde odstępstwo powinno mieć możliwą do obrony przyczynę.
11Co jawność wynagrodzeń zmienia dla kandydatów?
Kandydat zyskuje możliwość wcześniejszej oceny, czy udział w rekrutacji jest opłacalny. Nie musi przechodzić kilku etapów procesu, aby dopiero podczas rozmowy końcowej dowiedzieć się, że budżet firmy jest znacznie niższy od jego oczekiwań.
Jawność wynagrodzeń może również ograniczyć przewagę informacyjną pracodawcy podczas negocjacji. Kandydat zna budżet stanowiska i może odnieść do niego swoje doświadczenie, kompetencje oraz zakres przyszłej odpowiedzialności.
Nie oznacza to jednak, że każdy kandydat automatycznie otrzyma górną granicę widełek. Firma może różnicować wynagrodzenie, jeżeli robi to na podstawie obiektywnych kryteriów. Kandydat ma natomiast prawo zapytać, co decyduje o miejscu w przedziale i jakie warunki pozwalają przejść na kolejny poziom.
12Jawność wynagrodzeń nie oznacza publikowania pensji wszystkich pracowników
Jednym z najczęstszych nieporozumień jest przekonanie, że nowe przepisy zmuszą firmy do udostępnienia listy zarobków wraz z nazwiskami pracowników. Dyrektywa nie wprowadza takiego obowiązku.
Pracownicy mają otrzymywać informacje o własnym wynagrodzeniu oraz średnich poziomach płac w odpowiednich kategoriach, z podziałem na płeć. Dane muszą być przekazywane w sposób chroniący prywatność konkretnych osób.
Jawność wynagrodzeń oznacza więc przejrzystość zasad, przedziałów, kryteriów oraz różnic płacowych. Nie jest równoznaczna z pełną publicznością indywidualnych pensji.
13Podsumowanie
W 2026 roku pracodawcy w Polsce muszą już przekazywać kandydatom informacje o proponowanym wynagrodzeniu, stosować neutralne płciowo nazwy stanowisk i prowadzić rekrutację w sposób niedyskryminujący. Jednocześnie nadal trwają prace nad pełnym wdrożeniem unijnej dyrektywy dotyczącej przejrzystości płac.
Kolejne obowiązki obejmą dostęp pracowników do informacji o poziomach wynagrodzeń, przejrzyste kryteria podwyżek, wartościowanie pracy, raportowanie luki płacowej oraz działania naprawcze. Dla HR będzie to projekt obejmujący dane, procedury, komunikację i współpracę z menedżerami.
Firmy, które rozpoczną analizę wcześniej, zyskają czas na spokojne usunięcie niespójności. Kandydaci i pracownicy otrzymają natomiast lepszą podstawę do oceny ofert, negocjowania warunków oraz sprawdzania, czy wynagrodzenie zostało ustalone według uczciwych zasad.
14Najczęściej zadawane pytania
1. Czy w 2026 roku każde ogłoszenie musi zawierać widełki wynagrodzenia?
Pracodawca musi przekazać kandydatowi informację o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale. Może zrobić to w ogłoszeniu, przed rozmową kwalifikacyjną albo, w określonych sytuacjach, przed zawarciem umowy. Publikowanie widełek już w ogłoszeniu jest jednak najbardziej przejrzystym rozwiązaniem.
2. Czy pracodawca może zapytać kandydata o poprzednią pensję?
Nie powinien żądać informacji o wynagrodzeniu otrzymywanym w obecnym lub poprzednim miejscu pracy. Może natomiast zapytać o oczekiwania finansowe kandydata.
3. Czy pracownik będzie mógł sprawdzić pensję konkretnej osoby?
Nie. Pracownik ma otrzymać informacje o własnym wynagrodzeniu oraz średnich poziomach płac kobiet i mężczyzn w porównywalnej kategorii. Dane powinny chronić prywatność poszczególnych osób.
4. Które firmy będą raportować lukę płacową?
Dyrektywa obejmuje obowiązkiem raportowania pracodawców zatrudniających co najmniej 100 osób. Terminy i częstotliwość raportów zależą od wielkości organizacji. Polski ustawodawca może rozszerzyć ten obowiązek.
5. Czy różne wynagrodzenia na podobnych stanowiskach będą zakazane?
Nie każda różnica jest niedozwolona. Wynagrodzenie może być zróżnicowane ze względu na obiektywne czynniki, takie jak doświadczenie, odpowiedzialność, wyniki czy warunki pracy. Pracodawca powinien umieć wykazać, że kryteria są neutralne pod względem płci i stosowane konsekwentnie.