Zarządzanie zadaniami – jaką aplikację wybrać, żeby ułatwić sobie pracę?

W dzisiejszych czasach coraz częściej musimy odnaleźć się w wielozadaniowości. Sporo z nas pracuje w firmach, w których równocześnie toczy się kilka projektów i zadań. Praca w chaosie i natłoku informacji nie jest ani przyjemna, ani produktywna. A zatem co możemy zrobić, żeby nasza praca stała się łatwiejsza?

Z pomocą przychodzą narzędzia, które pomogą nam uporządkować wszystkie zadania, nadać im priorytety oraz ustawić terminy, do których muszą zostać wykonane.

PLANNER

Większość polskich firm korzysta z pakietu Microsoft Office. Poza Wordem czy Excelem, MS Office oferuje nam także program do zarządzania zadaniami. Narzędzie ma tę zaletę, że jest bardzo proste w obsłudze.

Na czym to wszystko polega i dlaczego jest takie przydatne? Planner to po prostu tablica z rozpisanymi zadaniami. Sami decydujemy ile potrzebujemy kart i jak je nazwiemy.

Poszczególne zadania mogą posiadać wcześniej zdefiniowane etykiety. Możemy określić datę rozpoczęcia, zakończenia czy nadać priorytet zadaniom. Bardzo przydatną opcją jest lista kontrolna, umożliwiająca tworzenie mniejszych aktywności w ramach jednego zadania, które wykreślamy w trakcie pracy.

Planner posiada także opcję przydzielania zadań współpracownikom. Dzięki temu można je współdzielić w ramach zespołu projektowego i każdy wie, co jeszcze należy zrobić, żeby ukończyć zadanie.

Aplikacja pozwala załączać do zadań różne pliki i materiały projektowe, znajdujące się, np. na dysku czy na platformie Sharepoint. Jest także zintegrowana z innymi narzędziami Office 365, dzięki czemu przechowywanie zasobów i komunikacja w zespole odbywa się sprawnie.

Aplikacja jest dostępna pod adresem: https://tasks.office.com/

TRELLO

Jest to elektroniczna alternatywa dla zwolenników żółtych karteczek, przydatna nie tylko w pracy, ale również w życiu prywatnym. Działanie tej aplikacji opiera się na tablicach kanbanowych z zadaniami, na których możemy w łatwy i czytelny sposób przedstawić aktualny stan projektu czy zadania. Karty możemy zapisywać, modyfikować czy przesuwać między listami. Do każdego z zadań możemy dodać etykiety, termin wykonania lub stworzyć checklisty z punktami do odhaczenia.

Trello pozwala również na utworzenie zespołu i współdzielenie zadań. Daje też możliwość przypisania zadania innemu użytkownikowi.

Z aplikacji można z niej korzystać nie tylko z komputera, ale też tabletu czy smartfona. W ograniczonym zakresie jest dostępna bezpłatnie pod adresem: https://trello.com/pl.

ASANA

Narzędzie to posłuży nam do organizacji projektów i planowania zadań. Możemy swobodnie dodawać nowe zadania, przenosić je między projektami oraz przydzielać do konkretnych osób. Tworzyć grupy projektowe i prowadzić konwersacje z członkami zespołu, dzięki czemu nie musimy pisać aż tylu wiadomości e-mail, a wszystkie dyskusje znajdują się w jednym miejscu.

W ramach każdego zadania, możemy tworzyć podzadania, załączać pliki i dodawać tagi. Asana posiada też funkcje przypomnień o mijających terminach. Dużą zaletą jest obecność kalendarza obszaru roboczego, który można zsynchronizować z Google Calendar. Aplikację można zainstalować na urządzeniach mobilnych.

Ciekawą funkcją jest możliwość integracji z TimeCamp, tj. programem mierzącym czas spędzony nad poszczególnymi projektami.

Wersja podstawowa Asany jest bezpłatna. Pewną wadą może być to, że obecnie nie jest dostępna w języku polskim.

Aplikacja jest dostępna pod adresem: https://asana.com/

EVERNOTE

Jeśli jesteś miłośnikiem notatek, to jest to narzędzie dla Ciebie. Evernote wyróżnia się nieco innym spojrzeniem na produktywność – zamiast zarządzania zadaniami, skupia się bardziej na zarządzaniu informacjami, notatkami czy dokumentacją. Zamieszczone notatki nie muszą być jedynie tekstem. Aplikacja posiada także funkcję nagrywania notatek dźwiękowych. Kiedy podczas spaceru czy jazdy samochodem wpadnie nam do głowy ważna myśl, możemy ją szybko nagrać, zanim ucieknie. Nagrywanie dźwięku przyda się także podczas spotkań, gdy nie mamy możliwości notowania, a musimy napisać z nich sprawozdanie.

Inną ciekawą funkcjonalnością, dostępną w opcji premium, jest wyszukiwanie tekstu na zdjęciach i załączonych plikach pdf. Evernote umożliwia przechowywanie praktycznie wszystkich cyfrowych form informacji. Stworzone notatki mogą także posiadać załączniki.

Dzięki zintegrowaniu z przeglądarką i pocztą elektroniczną uzyskujemy łatwy i szybki dostęp do danych. Stworzone notatniki możemy udostępniać innym użytkownikom, a nadając uprawnienia pozwolimy im także na edycję plików.

Aplikację można pobrać tutaj: https://evernote.com/intl/pl

MICROSOFT TO DO

Jest to aplikacja umożliwiająca inteligentne zaplanowanie każdego dnia. Jej zaletą jest integracja z MS Outlook, możliwość współdzielenia zadań czy ustawiania przypomnień o zbliżającym się zadaniu do wykonania. Aplikacja posiada spersonalizowaną funkcję Mój dzień, która pozwala ustalić to, co należy danego dnia zrealizować. Obszar Mój dzień jest odświeżany codziennie, a nieukończone zadania pojawiają się w sugestiach.

Narzędzie to umożliwia dodawanie załączników i notatek do każdego zadania oraz udostępnianie ich innym użytkownikom. Synchronizuje się z systemem Android, telefonami iPhone, siecią Web oraz systemem Windows 10.

Aplikacja jest dostępna bezpłatnie i można ją pobrać tutaj: https://todo.microsoft.com/tasks/

NOZBE

Kolejne narzędzie z webowym interfejsem, dzięki któremu współdzielenie zadań stanie się przyjemnością. Jego idea opiera się na metodzie GTD (Getting Things Done) Davida Allena, która polega na kolekcjonowaniu spraw, zarządzaniu listami zadań/projektów oraz doprowadzenia ich do końca.

Po uruchomieniu programu od razu wyświetlą nam się dzisiejsze zadania oraz te, dla których ustawiony został najwyższy priorytet. Mamy więc szybki podgląd najpilniejszych spraw do załatwienia. Aplikacja umożliwia dodawanie komentarzy oraz plików do projektów. Za jej pomocą można delegować zadania innym użytkownikom i ustalać terminy ich wykonania. Ciekawą funkcją jest możliwość zapraszania do współpracy osób, które nie mają konta w Nozbe.

Kolejną praktyczną funkcją jest dodawanie zadań za pomocą maili. Jak tego dokonać? Wystarczy przekierować wiadomości na swój osobisty adres mailowy w Nozbe i przekształcić je w zadania.

Nozbe jest zintegrowane z innymi popularnymi aplikacjami. Do zadań możemy dodawać notatki z Evernote’a, dokumenty Google czy pliki z Dropbox’a. Istnieje również możliwość synchronizacji zadań z kalendarzem Google.

Aplikację można pobrać tutaj: https://nozbe.com/pl/

SOLID.Jobs

W przeciwieństwie do wyżej przedstawionych aplikacji, które służą do ogólnego zarządzania swoimi zadaniami, SOLID.Jobs jest zbiorem narzędzi dedykowanych usprawnieniu procesów zarządzania rekrutacją.

Zaletą tej platformy jest jej integracja z job boardem, dzięki czemu nie trzeba ręcznie wprowadzać kandydatów. Jak to działa? Kandydat sam wprowadza swoje dane do systemu w momencie aplikowania na wybrane stanowisko. Dane te zostają zapisane w serwisie i od razu są widoczne dla pracodawcy w postaci tablicy kanbanowej. Co więcej system automatyzuje retencję danych zgodnie z RODO. Polega to na tym, że kandydaci deklarują czy ich dane mają być dostępne dla pracodawców na cele kolejnych rekrutacji. Jeśli nie wyrażą takiej zgody, system pilnuje, żeby w odpowiednim terminie dane zostały usunięte.

Kolejną istotną funkcją jest możliwość dodawania testów online, co umożliwia automatyzację wstępnej selekcji kandydatów. Przejście przez pierwszy etap rekrutacji drogą elektroniczną jest korzystne dla obu stron – kandydat może wypełnić test o dowolnej porze i nie ma konieczności aranżowania spotkania rekrutacyjnego. Warto dodać, że poszczególne zgłoszenia kandydatów mogą zostać skomentowane i ocenione. Możliwe jest także załączanie plików dotyczących przebiegu rekrutacji. Cały komplet informacji, będzie zlokalizowany w jednym miejscu, co umożliwi łatwiejsze porównywanie kandydatów między sobą.

SOLID.Jobs umożliwia automatyzację wysyłania maili do kandydatów z podsumowaniem rekrutacji, zawierających informację o zakwalifikowaniu do kolejnego etapu rekrutacji, czy też przyczyn odrzucenia kandydatury. Gotowe szablony odpowiedzi oszczędzają czas i znacznie ułatwiają wysłanie feedbacku do kandydatów.

Aplikacja jest dostępna on-line pod adresem: https://solid.jobs

PODSUMOWANIE

Organizując swoją pracę warto dostosować wybór narzędzi do bieżących potrzeb. W przypadku, gdy zadań jest więcej, a projekty toczą się równolegle, przedstawione narzędzia mogą nam pomóc zarządzać wszystkimi zadaniami. Przy bardziej rozbudowanych zadaniach czy projektach dobrym wyborem będzie Planner, Trello oraz Asana. Z kolei Nozbe oraz Microsoft TO DO pozwolą nam na lepsze zorganizowanie dnia pracy. Jeśli natomiast chcemy uporządkować swoje obszerne notatki/pomysły idealnym rozwiązaniem będzie Evernote.

Co jednak zrobić, jeśli mamy do czynienia z projektami specjalistycznymi, jak np. zarzadzanie rekrutacją? Warto wówczas skorzystać z dedykowanych narzędzi, ponieważ podstawowe aplikacje do zarządzania zadaniami nie zawsze się w takich sytuacjach sprawdzą – bywają zbyt ogólne. Owszem, umożliwiają uporządkowanie zadań, załączanie plików czy synchronizację z kalendarzem, ale brakuje im funkcji dedykowanych dla danej sytuacji, takiej kropki nad „i”. Istotne jest, żeby narzędzia, z których korzystamy, dobierać odpowiednio do specyfiki projektu. Dla firm poszukujących wysokiej klasy specjalistów, platforma SOLID.Jobs będzie idealnym rozwiązaniem usprawniającym proces zarządzania rekrutacją.