Specjalista/ka ds. Faktur i Administracji

• Wystawianie faktur sprzedażowych, w tym dla uczestników wyjazdów oraz faktur VAT marża, faktur cyklicznych i wysyłka ich do KSeF
• Kompletowanie i weryfikacja faktur kosztowych oraz pilnowanie wpływów i windykacja należności
• Autoryzacja przelewów administracyjnych
• Terminowe przekazywanie kompletnej dokumentacji do zewnętrznego biura księgowego i dbanie o spójność miesięcznych rozliczeń
• Przygotowywanie umów z podwykonawcami według gotowych wzorów, we współpracy z radcą prawnym
• Opieka nad umowami z dostawcami i ubezpieczeniami, prowadzenie korespondencji i archiwum
• Obsługa pakietów medycznych i sportowych: zgłoszenia, zmiany i rozliczenia
• Administracyjny onboarding i offboarding pracowników, nadawanie dostępów do systemów, opieka nad sprzętem firmowym i kartami płatniczymi
• Zamówienia biurowe, kontakt z dostawcami i serwisami, szybka reakcja na awarie, dbanie o wspólną przestrzeń biura
• Kontakt z instytucjami: bankiem, ubezpieczycielem, urzędami i służbami oraz obsługa firmowej skrzynki administracyjnej

Wymagania kluczowe:

• Minimum 1–2 lat doświadczenia na podobnym stanowisku (administracja, office management, wsparcie finansowo-operacyjne)
• Doświadczenie w pracy z fakturami
• Praktyczna znajomość Excela lub Arkuszy Google: tabele i zestawienia
• Świetna organizacja pracy, samodzielność w ustalaniu priorytetów i asertywność
• Skrupulatność i dbałość o szczegóły
• Komunikatywność i łatwość w budowaniu relacji z zespołem, dostawcami i klientami
• Chęć usprawniania procesów i doświadczenie w automatyzacji pracy nowoczesnymi narzędziami

Mile widziane:

• Znajomość zasad fakturowania usług turystycznych
• Podstawowa znajomość SQL