George Washington Carver wnioskuje: "dziewięćdziesiąt dziewięć wszystkich porażek to porażki tych, którzy mają nawyk szukania wymówek". Dziś nie szukamy wymówek. Tym, czego potrzebujemy jest znalezienie przyczyn dlaczego rozpraszasz się w pracy. Czy są to przyczyny wewnętrzne – rozpraszają Cię na przykład ciągle powracające myśli i niedokończone sprawy, czy zewnętrzne – powiadomienia w telefonie, hałas i inne. Po co to wiedzieć? Żeby naprawiać to, co nie działa.
Niedokończone zostaje z Tobą na dłużej
Przyczyny wewnętrzne często mogą być najtrudniejsze do wyeliminowania. Powiadomienia w telefonie można wyłączyć, rozmowę z innymi odłożyć na później. A co zrobić z dręczącymi nas myślami? Jak z tym sobie poradzić? Pozwolę sobie wziąć na chwilę psychologię na tapet. Psychologiczny efekt Zeigarnik, odkryty przez Blumę Zeigarnik polega na tym, że w naszej pamięci zostają na dłużej te rzeczy, które nie zostały dokończone. Być może znasz to zjawisko – kładziesz się spać i zaczynają przed snem przypominać Ci się niedokończone sprawy, pewne pomysły przychodzą do głowy, wracają natrętne myśli. Czas przed snem to nie jedyny moment, kiedy nas to dotyka. Podczas pracy efekt Zeigarnik również może bojkotować Twoje skupienie. Więcej o Efekcie Zeigarnik możesz przeczytać na moim blogu Ten efekt psychologiczny zmienił moje spojrzenie na produktywność.
Jak sobie z tym poradzić? Najskuteczniejszym sposobem będzie dokańczanie tak wielu spraw jak to możliwe na bieżąco. Zdaję sobie sprawę, że to może być nie lada wyzwanie. Bardzo skutecznie zadziała spisywanie wszystkiego, co Ci krąży po głowie – na kartce, w notatniku. Banał? Być może. Sprawdź i przekonasz się, że działa.
Przyczyny zewnętrzne natomiast to już inna kategoria problemu.
Plum, plum
Czołówkę otwierają wszelkie notyfikacje. Na komputerze, na telefonie. Można oszaleć. Każdy komunikat, informacja o nowej wiadomości e-mail, widoczna przy skrzynce e-mail liczba nieprzeczytanych wiadomości różna od zera, dźwięki z aplikacji. Do wyboru, do koloru. Bierzesz wszystkie? Tym gorzej dla Ciebie. Zanim stwierdzisz, że wszystko, o czym tutaj czytasz już wiesz – prześledź proszę poniższe punkty i odpowiedz sobie na pytanie czy tylko wiesz, czy jednak tę wiedzę wdrażasz.
Nieszczęsna skrzynka e-mail
Koniecznie wyłącz powiadomienia push o nowych wiadomościach e-mail! Najlepszym rozwiązaniem będzie zaglądać do skrzynki tylko wtedy, kiedy zamierzasz faktycznie odpowiadać na e-maile. Chyba, że pracujesz w obsłudze klienta. Dostosuj to do specyfiki Twojego stanowiska. W wielu przypadkach wystarczy sprawdzać pocztę dwa razy dziennie i na nią odpowiadać. Są osoby, które mają nawyk przeczytania nowej wiadomości i pozostawienia sobie odpowiedzi na później. Jaki w tym sens? Zwróć uwagę, że tracisz czas wtedy podwójnie – przecież zanim odpiszesz i tak przeczytasz tę wiadomość ponownie.
Więcej o zarządzaniu skrzynką e-mail?
- Skutecznie pozbądź się wieloletniego bajzlu w skrzynce e-mail.
- Dowiedz się jaką pułapką może być popularna metoda inbox zero.
Cyfry i liczby na widoku
Wyłącz wyświetlanie się liczby nieprzeczytanych wiadomości na pasku zadań lub w zakładce w przeglądarce. Do czego służyć Ci ma ta informacja? Jak ma wspierać Twoje skupienie na zadaniach? Nie wesprze, rozproszysz się w tempie ekspresowym jak tylko cyfra z 0 zmieni się na 1. Kolejny feature (nie bug? :)) do wyłączenia.
Zapamiętaj mnie w przeglądarce
Prawdopodobnie podświadomie czujesz, że wystawianie się na pokusę w postaci bycia zalogowanym na różnych social mediach na przeglądarce podczas pracy to dolewanie oliwy do ognia. Myśląc o produktywności i efektywnej pracy dobrym pomysłem jest zadawać sobie pytanie – jakie warunki muszę sobie stworzyć, aby łatwiej było mi się skupić. Linkedin i Facebook w tle nie dostarczają tych warunków (chyba, że pracujesz w social mediach ;)). Wylogowujemy się ze wszystkich miejsc, które nas odciągają od działania.
Bądź sprytniejszy od aplikacji
Z jakiegoś powodu musisz być zalogowany, np. na Linkedin? Nic straconego, dalej szukamy sposobu na tę sytuację. Zainstaluj sobie w przeglądarce lub na komputerze blokery – rozszerzenia do przeglądarki (typu Block Site dla Chrome) lub aplikacje blokujące (typu Cold Turkey – uważaj, ona naprawdę skutecznie działa!). Możesz pomyśleć, że to doraźne rozwiązanie. Kompulsywne przeglądanie różnych stron to nawyk. Nie usuniesz starego nawyku, ale możesz wykształcić nowy, silniejszy – nawyk pracy w pełnym skupieniu. Na początku będzie tak, że kompulsywnie będziesz wchodzić na swoje ulubione strony, będziesz odbijać się od komunikatu o blokadzie. Z czasem będzie to następowało coraz rzadziej. Przekonaj się sam.
Podejmowanie decyzji zużywa zasoby
Przy temacie konsumowania treści w internecie nie sposób nie wspomnieć o pojęciu zdolności decyzyjnej. Jest to zasób, który maleje wraz z upływem dnia. Dlaczego? Ponieważ zwiększa się licznik podjętych przed Ciebie decyzji. Warto wspomnieć, że już ruszenie się z łóżka jest podjęciem przez Ciebie decyzji. Sięgnięcie po telefon po raz 10 przed godziną 9 to dodatkowe dziesięć decyzji, które zostały przez Ciebie podjęte. Do eliminowania rozproszenia potrzebujesz zdolności decyzyjnej nie na wyczerpaniu. O zdolności decyzyjnej i o tym jak ją optymalnie wykorzystać przeczytasz na moim blogu.
Separuj strefy
Jeśli jesteś freelancerem lub z jakiegoś innego powodu Twój komputer jest jednocześnie prywatnym i służbowym – dobrym pomysłem będzie oddzielenie od siebie tych dwóch stref. Nie zachęcam do kupna nowego komputera. Utworzenie dodatkowego użytkownika w systemie może być wystarczające. Znów – chodzi o stworzenie sobie bardziej sprzyjających warunków do tego, aby nie wystawiać się na rozproszenie – najpierw jestem w pracy, a teraz już jestem po pracy.
(Smart)fon?
Komputer to jedno narzędzie. A co z telefonem? Zakładam, że jeśli robisz deploy na telefon i sprawdzasz jak działa na nim aplikacja to prawdopodobnie nie jest to Twój prywatny telefon. Jeśli towarzyszy Ci w pracy telefon, a częścią główną Twoich obowiązków nie jest rozmawianie to odpowiedz sobie proszę na pytanie – po cóż się wystawiać na pokusy? Idealna sytuacja to usunięcie telefonu z zasięgu wzroku. Czego oczy nie widzą, tego sercu nie żal. A właściwie – telefonu, którego oczy nie widzą, mózgowi nie żal. Niektórzy z nas są tak silnie przywiązani do swojego telefonu (uzależnienie?), że nieposiadanie go blisko może się wiązać wręcz z niepokojem. Przyjmijmy to do wiadomości, nie drążmy tematu, poszukajmy kolejnego rozwiązania. Wszystkim znany tryb samolotowy – jakiś taki nielubiany, zapomniany, mam wrażenie – rzadko używany. Przetestuj – włącz go na czas pracy.
Jeśli specyfika Twojej pracy wymaga bycia od Ciebie pod telefonem – zablokuj chociaż dostęp do najbardziej interesujących aplikacji i ustaw ekran na czarno-biały. Do takich aplikacji należą chociażby AppLock na Androida – definiujesz dostępowy PIN dla wybranych aplikacji. Gwarantuję Ci, że ten jeden dodatkowy krok, który musisz wykonać przed sprawdzeniem co tam nowego na Linkedin (najczęściej – nic ważnego) może powstrzymać Cię przed wejściem, przeglądaniem i rozpraszaniem się podczas pracy. Po co czarno-biały ekran? Włącz i sprawdź jak wyglądają wtedy social media – ich atrakcyjność dla użytkownika drastycznie spada.
Jeśli masz problemy z prokrastynacją zajrzyj tutaj: 6 prostych rzeczy, które pomagają mi (i pomogą również Tobie) w zwalczaniu prokrastynacji.
Hałas
Tutaj często problemem jest kultura organizacji, w której pracujesz (lub warunki, jakie panują w Twoim domu jeśli pracujesz z domu i przebywają w nim wówczas, na przykład, dzieci). Jeśli odgórnie nie zostały narzucone pewne standardy kultury związane z tym, że: nie słuchamy głośno muzyki, odbieramy telefony poza pokojem lub po prostu w wyznaczonym do tego pomieszczeniu to warto taki temat poruszyć – czy to z pracownikami, czy to z szefem. Argumentując troską o efektywność Waszej pracy zyskujesz podwójnie – większy spokój i wykazanie się proaktywną postawą. Alternatywnie – zainwestuj w dobre słuchawki, które dodatkowo będą wytłumiały dźwięki z otoczenia (szczególnie polecam nauszne). Tańszą alternatywą są stopery, brakuje im jednak jednej z zalet. Współpracownicy, którzy lubią sobie pogadać widząc Cię w słuchawkach z mniejszym prawdopodobieństwem będą chcieli przeszkodzić Ci w pracy.
Niekończące się spotkania rozrzucone po całym dniu
Jeśli Ty organizujesz w ten sposób spotkania to wiedz, że robisz coś źle. Stwarzasz sobie i swoim współpracownikom fantastyczne warunki do (negatywnego) działania Prawa Parkinsona – w końcu po spotkaniu nie ma nic w kalendarzu, więc co stoi na przeszkodzie, żeby to spotkanie chwilę przedłużyć? Efekty takiego podejścia widać dopiero w skali – tygodnia, miesiąca. To mogą być godziny stracone na spotkaniach, które są bez agendy, bez planu, a czasami w ogóle bez sensu.
O prawie Parkinsona przeczytasz w artykule Sztuka skracania zadań. Prawo Parkinsona w praktyce.
Mając u siebie lub u innego członka zespołu tendencję do przedłużania spotkań warto mieć na uwadze wspomniane wyżej Prawo Parkinsona. Aby nie zbaczać z tematu głównego spotkania poświęć chwilę przed spotkaniem i dosłownie w kilku punktach określ jego agendę i przedstaw ją uczestnikom. To ułatwi Wam trzymanie się ram czasowych. Dłuższe przerwy między spotkaniami sprawiają, że trudno wrócić Ci do Twoich pozostałych obowiązków i wejść w pełen stan skupienia. Jeśli masz wpływ na terminy spotkań – najlepiej zgrupować je w duży blok czasowy (z małymi przerwami na oddech). Jeśli nie – zawsze warto proaktywnie wyjść z propozycją usprawnienia. Nic nie tracisz.
Ciekawą praktyką jest, szczególnie jeśli mamy osoby towarzyskie w zespole, wprowadzenie krótkiego spotkania, które będzie tylko towarzyskie. Gdzie najlepiej je umieścić? W momencie dnia, kiedy większości osób spada koncentracja (trzeba to uprzednio sprawdzić) lub bezpośrednio po spotkaniu merytorycznym – co zwiększy dyscyplinę podczas tego spotkania, ponieważ za chwilę widzimy się na kawie (nagroda dla mózgu).
Jak widzisz, możliwości rozpraszania się jest bardzo dużo. Sęk w tym, aby sprytnie ich unikać i stwarzać sobie takie warunki, w których tytułowe rozpraszacze jeszcze na nas nawet nie wpłyną.
Polecane materiały:
- Cal Newport "Praca głęboka"
- James Altucher "Bogaty pracownik"
- Gary Keller "Jedna rzecz"