Praca z domu na początku może stanowić wyzwanie. Otoczenie często jest niesprzyjające, brakuje "biurowej atmosfery", czasem ergonomia pracy pozostawia wiele do życzenia, a rozpraszacze zdają się działać jeszcze silniej. W takich warunkach również można wydajnie pracować. Na bazie mojego studenckiego, programistycznego i blogowego doświadczenia dzielę się z Tobą wskazówkami jak się zorganizować i pracować produktywnie z domu.
1. Opracowanie planu
"Każda minuta poświęcona na planowanie pozwala zaoszczędzić dziesięć minut pracy." — szacuje Brian Tracy, autor światowych bestsellerów takich, jak Zjedz tę żabę!, Psychologia sprzedaży, czy Nawyki warte miliony. Tracy jest zaliczany do najlepszych mówców zawodowych na świecie, a jego prezentacje i seminaria dotyczące przywództwa, sprzedaży i strategii biznesowych odbywają się w wielu krajach świata. Czas jest zasobem nieodnawialnym, a zaplanowanie swych działań z wyprzedzeniem, przed jakimkolwiek przystąpieniem do działania, oszczędza czas i energię. Istnieje w psychologii pewien efekt odkryty przez Blumę Zeigarnik i od jej nazwiska nazwany Efektem Zeigarnik, który ma niebagatelne znaczenie w kontekście produktywności i dobrego zarządzania zasobami umysłowymi (więcej o Efekcie Zeigarnik możesz przeczytać na moim blogu Ten efekt psychologiczny zmienił moje spojrzenie na produktywność). Jego negatywny wpływ na Twoją produktywność pojawia się też wtedy, kiedy działasz bez planu.
Do zaplanowania działań można skorzystać z różnych narzędzi — zarówno papierowych, jak i elektronicznych. Wybierz to, z którego będziesz chętnie korzystać i które będzie Ci dobrze służyć. Jednym z najprostszych narzędzi do organizacji będzie po prostu planer. Możesz skorzystać z jednego z moich autorskich bezpłatnych planerów biurkowych do druku (dowiedz się więcej i pobierz planer dla siebie) oraz wesprzeć się kalendarzową serią, w której możesz zapoznać się z najlepszymi praktykami i metodami pracy z takim narzędziem.
A jeśli (pracujesz i) opiekujesz się dziećmi w domu…
…to warto zastosować taki planer jako planer rodzinny. Narzędzie, które pozwoli Ci lepiej zorganizować rodzinne aktywności. Szczególnie, jeśli dzieci są w takim wieku, że już aktywnie uczestniczą w życiu rodzinnym i społecznym. Wyzwaniem może być wytłumaczenie dziecku konieczności pozostania w domu. Wierzę, że wizja konkretnych, zaplanowanych wspólnych aktywności może być dobrą kartą przetargową dla Ciebie. Zwłaszcza, jeśli planer będzie znajdował się w widocznym miejscu i wszyscy domownicy będą mieli aktywny udział w jego wypełnianiu.
Z własnego doświadczenia i informacji zwrotnych od moich czytelników wiem, że niezaplanowany czas wolny ma tendencję do "przeciekania przez palce" i pozostawienia uczucia niepocieszenia, rozczarowania, poczucia winy w związku ze zmarnowanym czasem.
2. Przygotowanie środowiska produktywnej pracy
Podstawą produktywnej pracy, niezależnie od miejsca jej wykonywania, jest eliminacja rozpraszaczy i stworzenie sobie tak sprzyjających warunków pracy, jak to tylko możliwe. Nie na wszystko masz wpływ (w końcu domowników z domu się nie pozbędziesz ;)). W dzisiejszym świecie jesteśmy bardzo narażeni na rozpraszanie uwagi – powiadomienia w telefonie, dźwięki, przyciągające bannery na stronach. Nie mniej, jest kilka elementów, o które możesz zadbać.
Zrób porządek
Niech wzrok nie skupia się na rzeczach niezwiązanych z pracą. Pomoże również pozbycie się z pola widzenia prywatnego komputera i innych elementów, które będą skłaniały do oderwania się od pracy.
Wyłącz telewizor
Dźwięki pochodzące z włączonego (nawet w tle) tle telewizora będą utrudniały skupienie. Celem jest pozbycie się rozpraszaczy, więc warto wyłączyć telewizor nawet, jeśli aktywnie nie oglądasz w tym momencie telewizji.
Opanuj swój telefon
- Najskuteczniejszym rozwiązaniem będzie... zupełne wyłączenie telefonu i usunięcie go z pola widzenia. Cóż, mimo, iż bardzo skuteczne, to nie zawsze satysfakcjonujące użytkownika rozwiązanie. Co więc jeszcze możesz zrobić?
- Jeśli potrzebujesz telefonu w trakcie pracy, ponieważ to Ty dzwonisz — włącz tryb samolotowy i wyłączaj go wtedy, kiedy zamierzasz dzwonić.
- Wyłącz internet w telefonie jeśli nie jest Ci potrzebny telefon z dostępem do internetu w celach związanych z pracą.
- Skorzystaj z opcji ustawienia kolorów wyświetlacza w odcieniach szarości. Atrakcyjność treści, które będziesz przeglądać w takim trybie drastycznie spadnie.
- Wyłącz zbędne powiadomienia z aplikacji.
- Odwróć telefon ekranem do dołu, a najlepiej — trzymaj go zawsze poza zasięgiem wzroku.
Dostosuj przeglądarkę do wydajnej pracy
To narzędzie, podobnie jak telefon potrafi być niesamowitym źródłem rozproszenia uwagi. Wystarczy jedno wejście na stronę, która odciągnie Cię od pracy i (zanim się obejrzysz) minie 15 minut. O ile telefon prywatny w większości przypadków można usunąć z pola widzenia, tak — pracując na komputerze — trudno pozbyć się przeglądarki. Jeśli więc problem wędrowania po niechcianych stronach dotyczy Ciebie — zainstaluj odpowiednie rozszerzenie do przeglądarki blokujące dostęp do wskazanych przez Ciebie stron internetowych. Dla fanów YouTube również jest również coś specjalnego. Nie chcąc blokować całej witryny można skorzystać z rozszerzenia, które nie wyświetla treści na stronie głównej i w prawym pasku bocznym. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule "Jak ograniczyć czas na YouTube? Rozszerzenie do Chrome (i Firefox) do zainstalowania od zaraz".
Eliminuj dźwięki z otoczenia
Dźwięki wtrącają ze skupienia. Jeśli tylko sytuacja domowa Ci na to pozwala — skorzystaj ze stoperów lub słuchawek (szczególnie nausznych, nawet bez włączania muzyki). Podczas pracy (niezależnie od miejsca, w którym pracuję) to właśnie słuchawki nauszne są tym, co pomaga mi odciąć się od rozpraszającego (akurat mnie) biurowego hałasu.
3. Wyeliminowanie czynności rozpraszających uwagę
Tym, co obniży Twoją produktywność podczas pracy z domu będzie wykonywanie drobnych, niezwiązanych z pracą czynności w tak zwanym “międzyczasie”. Im mniej czasu (wydaje się, że) zabiera dana czynność, tym bardziej kuszące jest jej wykonanie. Pozornie może wydawać się, że warto "optymalizować działania". Nasz mózg w tym procesie pomija jednak bardzo istotną rzecz — takie podejście zabiera coś bardzo istotnego w produktywności – uwagę. Obniża Twoje skupienie i zmniejsza zdolność decyzyjną, która jest niezbędna w dokonywaniu wyborów, a tych w ciągu całego dnia są setki lub tysiące.
Czym dokładnie jest zdolność decyzyjna i jakie praktyki stosować, aby zoptymalizować jej zużycie przeczytasz w artykule pt. "Dlaczego Mark Zuckerberg każdego dnia nosi taki sam T-shirt?".
Aby uniknąć rozpraszania się zajęciami domowymi możesz wstać wcześniej i wykonać je przed rozpoczęciem pracy albo wyznaczyć pewien slot czasowy w trakcie pracy, który po prostu przeznaczasz na dłuższą przerwę i wykonanie wspomnianych czynności. Koniecznie jednak spisz je wcześniej na kartce, żeby nie powracały Ci w myślach! Pamiętasz Efekt Zeigarnik? On działa cały czas! ??
4. Twoje nastawienie
Stosunek do wykonywanych obowiązków właściwie nie powinien zależeć od tego czy pracujesz z domu, czy z biura. W każdym z tych przypadków prawidłowe zorganizowanie sobie czasu pracy jest odpowiedzialnością pracownika, Twoją odpowiedzialnością. I piszę to z pełną świadomością jako pracownik etatowy. Wiem, że kiedy to czytasz, możesz odczuwać sprzeciw, być może nawet złość. Masz do tego pełne prawo. Pozwól jednak, że pokażę Ci fragment mojego spojrzenia na tę kwestię.
O każdej pracy, którą wykonuję myślę w ten sposób, że zawsze pracuję na swoją markę. Nawet pracując dla kogoś pracuję na swoją markę, markę pracownika, czy to w obecnym miejscu pracy czy na rynku pracy w ogóle. Nawet jeśli pracuję z domu i nikt mi nie patrzy na ręce – jestem tym samym pracownikiem. Pracownikiem, któremu w podobny sposób zależy na jakości wykonywanej pracy.
Być może w Twoim miejscu pracy jest tak, że pracownicy są bardzo “pilnowani” (choć chcę wierzyć, że taka metodologia zarządzania jest już martwa). W domu wydaje mi się to niemożliwe. Podobnie zresztą jest w sytuacji, w której zaczynasz prowadzić swój biznes – tam również zaaranżowanie swojego czasu pracy to Twoja odpowiedzialność. Czy prowadząc swoją firmę chciałbyś zatrudniać pracowników, którzy inaczej (gorzej) pracują, kiedy nie jesteś obok? Ja byłabym niepocieszona. Być może zastanawiałabym się nad tym, czy na pewno potrafiłam stworzyć zespół, który czuje się dobrze i który jest przekonany, że wszyscy mamy wspólny cel i gramy do jednej bramki.
5. Zapewnienie ergonomii pracy
Być może nie posiadasz właściwego biurka do pracy w domu. Pracując przy komputerze w domu ergonomia pracy ma naprawdę znaczenie. W końcu – podobnie jak w biurze – będziesz pracować przez 8 godzin (jeśli pracujesz na standardowym etacie). Brak właściwych biurka, krzesła i innych sprzętów znacząco obniża komfort pracy. W takim przypadku najlepsze co możesz zrobić to zmieniać często pozycję, ruszać się, robić sobie przerwy. Jeśli masz tendencję do "zanurzania się w pracy" i utraty poczucia czasu — ustaw sobie po prostu budzik co godzinę przypominający o konieczności wstania z krzesła.
Możesz pomyśleć, że takie wytrącanie się ze stanu flow jest niekorzystne, ponieważ obniża produktywność. Owszem, wytrąca ze stanu skupienia, ale jeśli spojrzymy na produktywność długofalowo, tak jak ja ją postrzegam, to zalicza się o niej dbanie o wszystko to, co ważne. Zakładam, że Twoje zdrowie i stan Twojego kręgosłupa mają dla Ciebie znaczenie.
6. Samodyscyplina
Nawet jeśli pracujesz z domu to czas pracy jest nadal czasem pracy. Jeśli nie narzucisz sobie pewnej samodyscypliny to może się pojawić tendencja do tego, żeby wstać później. Wstając później rozpoczniesz i zakończysz z opóźnieniem. Poddając się wspomnianym wyżej rozpraszaczom obniżasz swoją wydajność.
Jeśli masz skłonności do pracoholizmu to posiadanie komputera służbowego w domu może skłaniać do tego, aby dodatkowo wieczorem usiąść i zrobić “jedną, małą rzecz”. Niech więc praca ma swój konkretny początek i konkretny koniec każdego dnia. Jestem przeciwna kultowi pracy, o czym możesz przeczytać w moim artykule "Po co Polakom odpoczynek, skoro mogą pracować jeszcze więcej?". Dobrze wyznaczone ramy pracy również pomagają spojrzeć na problem następnego dnia na nowo i znaleźć lepsze rozwiązanie. Po zakończonej pracy warto usunąć komputer służbowy z zasięgu wzroku.
7. Przerwy od pracy
Praca w domu może skłaniać ku częstszym przerwom – pójść po coś do picia, przynieść sobie drobną przekąskę, zadzwonić gdzieś. Czujemy się bardziej swojsko (w końcu jesteśmy w domu) i to bardziej sprzyja spadkowi (wspomnianej uprzednio) samodyscypliny. Dlatego tak ważny jest plan, o którym wspomniałam na początku. Plan sprzyja samodyscyplinie. Osadzenie w czasie tego, co chcesz zrobić znacząco ogranicza prokrastynację i zwiększa szansę wykonania zadania w czasie. Zbadał to Peter Gollwitzer – profesor psychologii zajmujący się tematem prokrastynacji i osiągania celów – więcej o jego badaniach napisałam w artykule o mojej ulubionej metodzie pracy z kalendarzem (do przeczytania tutaj – Jak lepiej wykorzystać kalendarz i ograniczyć prokrastynację? Moja ulubiona metoda). Zaznacz w planerze lub kalendarzu (czy to papierowym, czy elektronicznym) przerwy od pracy (np. ołówkiem). Nie warto traktować ich bardzo sztywno — plany mają to do siebie, że się zmieniają i należy dostosowywać je do zmieniających się warunków i pojawiających nagle sytuacji.
Podsumowanie
Warto mieć zawsze przygotowany plan pracy (uwzględniając przerwy na odpoczynek) i stwarzać sobie każdego dnia środowisko przyjazne pracy, w którym eliminujesz rozpraszacze i dbasz o ergonomię. Wykorzystywanie przebywania w domu do wykonywania domowych czynności znacząco obniży wydajność pracy. Odpowiedzialne nastawienie do pracy i samodyscyplina to Twoi sprzymierzeńcy. Umiejętność produktywnej pracy z domu jest jak każda inna umiejętność, jej zdobywanie wymaga dobrych podstaw, wysiłku i trochę trwałości.